Produktif atau Efektif

Posted by: Forum Human Capital Indonesia | 06/12/2018 | Category: Knowledge | 8715 Views | Ratings: 4415

“Bro, ngontak elu tuh susah banget sih? Telepon ga diangkat, kalo gw WA, elu jawabnya lama”
“Itu berarti gua lg meeting, tapi setelah meeting selalu gua telepon balik kan? WA juga dibales toh?”
“Iya sih, tapi walaupun meeting, kalo gua sih bakal gua angkat itu telepon, dan gua masih bales WA juga”
“Terus ngapain lu meeting? Kesian banget buang waktu orang laen gara-gara lu ga fokus keluar masuk terima telepon dan sibuk sendiri sama HP loe?”

Obrolan ga produktif tapi kayaknya efektif ?

Paling males dengan meeting yang peserta meetingnya ga fokus, lebih sebel lagi kalo meetingnya juga ga fokus, bertele-tele, lama, akhirnya semua jadi ikutan ga fokus karena kehabisan energi, jika sudah demikian biasanya saya keluar aja daripada saya minim atau ga ada manfaat dan nilai tambahnya sama sekali. Kecuali pertemuannya tentang ramah tamah dan memperakrab hubungan itu lain soal, saya dengan senang hati duduk lama-lama.

Meeting jadi ngga fokus bukan cuma hanya soal terima telepon dan WA-an aja, yang ga kalah ngeselin adalah side talk, saat ada orang sedang bicara memaparkan sesuatu, sementara ada yg asyik berdua ngobrol bisik-bisik. Kalo saya yg jadi pembicara hampir pasti sudah saya tegur itu orang yg ngobrol. Kalo di kelas ODP/MT, anak yg ngobrol saya suruh pulang aja daripada ganggu orang sebelahnya, apa pun alasannya, orang yang ngobrol itu tidak respek pada orang yang sedang berbicara.

Kalau boleh sedikit ber-empati, meeting-nya orang Indonesia yang secara kultural senang kumpul rame-rame; lebih banyak diisi diskusi dan sosialisasi informasi. Sementara di belahan dunia lainnya; meeting merupakan sarana untuk eksekusi (pengambilan keputusan) dan konfirmasi yang tanpa basa-basi, sebelum masuk ruang meeting mereka sudah menguasai terlebih dahulu materi meetingnya, tahu urutan, prioritas, agenda, dan batasan waktunya, sehingga mereka akan mulai tepat waktu dan selesai tepat waktu dengan hasil yang sudah disepakati dalam agenda.

Saya pribadi merasa meeting-meeting yang saya hadiri masih terlalu produktif (banyak), tetapi belum banyak yang efektif; hampir setiap hari keluar masuk menghadiri meeting, sebagian orang telat masuk dan hampir semuanya telat keluar, sudah begitu di dalam ruang meeting saya menyaksikan kepala-kepala tertunduk yang asyik dengan gadgetnya atau yang ngobrol dengan teman sebelah kanan atau kirinya.

Sepulang belajar dari MIT, saya sempat foto leaflet yang ditempel di ruang meeting IDEO, Chevron, dll; intinya mengajak peserta meeting untuk disiplin pada tujuh hal berikut:

1. Make your objective clear. tentukan terlebih dahulu apa yang akan dicapai dalam meeting, kalau hanya sosialisasi atau diskusi lebih baik jangan buang waktu berharga orang lain melalui meeting, cari cara lainnya. Meeting hanya untuk mengambil keputusan.

2. Consider who is invited. Pastikan undangan adalah orang yang akan berkontribusi dalam meeting, jangan sampai mengundang orang yang tidak relevan. Sebagai undangan, daripada mengirim perwakilan yang tidak dapat memberikan dampak lebih baik tidak menghadiri rapat dengan memberitahukan si pengundang.

3. Stick to your schedule. Buatlah agenda rapat beserta alokasi waktunya (dalam menit) dan setiap peserta harus patuh pada jadwal itu. Paradoksnya, setiap peserta meeting perlu diberikan kesempatan berbicara; jangan hanya orang-orang tertentu saja yang bicara dan mendominasi.

4. Take no hostages. Pemimpin rapat perlu tegas pada peserta rapat yang ngalor ngidul, mendominasi, dan yang ngobrol, karena mereka-mereka ini tidak menghargai waktu orang lain.

5. Start on time, end on time. Kalau pernah menerima undangan dengan jadwal karet (mis. 08.00 – selesai), anda bukan yang pertama kesal. memangnya seharian kita ngga ada jadwal lainnya. Kemudian jangan mengundang dadakan! minimal jadwalkan seminggu sebelumnya. Pengundang perlu respek pada waktu orang lain, buatlah waktu yang spesifik. Yang terundang wajib datang tepat waktu dan berhak keluar tepat waktu.

6. Ban technology. HP, tablet, laptop peserta meeting lebih baik dilarang masuk, untuk memastikan rapat berlangsung fokus dan efektif

7. Follow up. Untuk menghindari perbedaan interpretasi selepas meeting, selalu buat notulen meeting beserta dengan tindak lanjutnya dalam waktu kurang dari 24 jam, sebarkan kepada peserta yang hadir dan tidak hadir, dan tindaklanjuti kurang dari 24 jam.

Sudah saatnya bangsa ini bukan hanya produktif tetapi juga efektif, produktivitas datang dari kerja cerdas, dan efektivitas datang dari respek kita terhadap orang lain yang tidak kalah sibuk bahkan jauh lebih sibuk dari kita. Ukuran respek kita tercermin dari bagaimana kita mengelola meeting-meeting yang kita selenggarakan.

Jabat erat,
Triaji Prio Pratomo
Dekan Akademi Kepemimpinan
dan Akademi Kapabilitas Masa Depan
BNI Corporate University

Apakah pendapat Anda tentang artikel ini?

Share:


KATEGORI


POST POPULER

Antara Digital dan Integritas (Bagian 2 dari 2)

by: Forum Human Capital Indonesia | 15 November 2018

Human Capital 4.0

by: Forum Human Capital Indonesia | 23 October 2018

Transforming The Invisibles

by: Forum Human Capital Indonesia | 08 September 2018

BUMN University: Kawah Candradimuka Pemimpin BUMN

by: Forum Human Capital Indonesia | 31 May 2018

Systems Thinking (Cognitive Agility series)

by: Forum Human Capital Indonesia | 17 September 2018

Empowerment in Leadership

by: Forum Human Capital Indonesia | 16 August 2018

Pengembangan Lembaga Sertifikasi Profesi bidang HCM

by: Forum Human Capital Indonesia | 24 October 2018

Produktif atau Efektif

by: Forum Human Capital Indonesia | 06 December 2018

Senior Leader Engagement Program: Industri Pertambangan Indonesia Batch-3

by: Forum Human Capital Indonesia | 21 September 2018

POST TERBARU

Belajar, Bertumbuh, dan Berkontribusi

by: Forum Human Capital Indonesia | 13 October 2020

Training Leader As A Coach

by: Forum Human Capital Indonesia | 19 May 2020

Learn How To Learn - State - 5 of 7

by: Danang Taufik Karunia | 14 November 2019

51 BUMN Gelar Perekrutan Bersama Khusus Putra/Putri Papua

by: Forum Human Capital Indonesia | 07 November 2019

Learn How To Learn - Forget - part 4 of 7

by: Forum Human Capital Indonesia | 06 November 2019

Learn How To Learn - Exercise (part 3 of 7)

by: Forum Human Capital Indonesia | 03 November 2019

Learn How To Learn - Believe (part 2 of 7)

by: Forum Human Capital Indonesia | 01 November 2019

Learn How To Learn - Introduction (part 1 of 7)

by: Forum Human Capital Indonesia | 31 October 2019

PERSIAPAN PELUNCURAN PROGRAM PEREKRUTAN BERSAMA (PPB) BUMN DENGAN FHCI

by: Forum Human Capital Indonesia | 18 February 2019